~これだけやればOK~結婚式の2次会の幹事を任された時の流れと3大確認事項

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人生で一大イベントの結婚式。新郎新婦の華やかな姿に見とれつつ…余興と二次会の幹事でヘロヘロになったえーよんです。こんにちわ。

余興は慣れっこだから全く気にならないですが、軽い気持ちで引き受けた二次会の幹事は想像以上にしんどかったので、実際の動きや感じたことなどをお伝えしたいと思います。

今後、幹事を依頼されたときや、友人に幹事を任せようか悩んでいる新郎新婦さんたちの参考になればと思います。

幹事を任された側目線がメインの記事です。

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2次会の幹事を知人に頼むメリット・デメリット

僕は依頼側を経験したことがないので聞いた話や予測できる範囲内でのお話です。

メリット

・2次会費用を抑えられる
・要望を伝えられやすい
・式や披露宴の打ち合わせに集中できる
当然ですが業者に依頼すると、やはりそれなりにお値段はかかってしまいますよね。少しでもゲストの会費や持ち出しのお金を抑えようと考えてる方には良いかと思います。
それに業者だとレスポンスに時間がかかってしまう可能性はありますね。友人でしたら気軽にラインを入れておけばある程度の内容は理解してもらえるでしょうし、時間もあまり気にする必要はないでしょう。
そして何より新郎新婦は準備で忙しい!!らしい。2次会の買い出しやら打ち合わせに使える時間はそんなにないという方々には、友人にお願いできるのは安心ですよね。
僕は過去にも2次会に景品の買い出しに付き合ったことがありますww(なんていいお友達なんでしょうか。僕は)

デメリット

・当日の司会進行に不手際が出てしまう可能性がある。
・業者ならでのサービスが受けられない。
司会の力量に関してはプロと比べてはいけませんが、どうしても司会進行の手際には差が出てくるでしょうね。僕みたいに緊張して黒歴史を作ってしまう人もいるでしょう。しかしプロに任せれば最初から最後まで安定感のある司会をしてくれるはずです。
そのほかにも写真の撮影やヘアメイクなどは自分たちでやらなければなりませんのでそのあたりの煩わしさはどうしても生まれてしまします。

二次会の幹事を任されたら…

結婚式の二次会って楽しいですよね。オフィシャルな披露宴とは違って、カジュアルな感じでワイワイできて、本当においしいお酒が飲める…。

2次会って本当に好きだったのですが、いざ幹事をやってみると想像以上にしんどかったです。いままで何の気なし参加していましたが幹事を任されている方の頑張りで今まで楽しめたんだなぁ~。としみじみ思います。

人によって感じ方は変わるかと思いますが、それだけの仕事量も責任のある重要ミッションです。

大変ではありますが任してもらえた以上、引き受けた以上は大切な友人のためにしっかりと任務遂行しましょう。

結局はこれですよ??

こいつの式だからやったろうやないかぃっ!!

という意気込みだけがモチベーション

準備

さて、さっそく準備に取り掛かりましょう。

準備と言っても何をすればよいのでしょうか。初めてのことだからわかりませんよね。

【準備開始から当日までの流れ】
・幹事メンバーの挨拶
・打ち合わせ
・2次会会場との打ち合わせ
・景品やほかの備品の買い出し
・2次会会場への荷物の搬入と機器類の使い方の説明
・当日

ざっくり言うとこんな感じです。

とにかく準備が一番大切です。当日に不足のものとかあったら絶望です。

司会進行なんて失敗してもなんとでリカバリーできます。僕の司会なんて黒歴史レベルにトラウマです。でもみんな楽しそうに帰ってくれましたら、しつこいですがとにかく準備が大切。

打ち合わせ

一番しんどかったのが複数回行われたこの打ち合わせの時間。重要ですし時間も取られます。

他のメンバーとのスケジュール調整などを加味するとゆっくり日曜日に打ち合わせとはなかなかハードルが高いのです。家庭を持たれていたり仕事があったりとなかなか調整はできません。したがって必然的に増えてくるのが平日の夜。

もちろん土日に集まれる方もいられるとは思いますが、ぶっちゃけそのあたりはメンバーとの兼ね合い。運ですね。

この打ち合わせがなかなか曲者でして…絶対いるんですよ。

話題が逸れて盛り上がる人が…(;・∀・)

そんなロスタイムが出てもいいようにどんなことを話し合っておけばいいのか、まとめておきます。

【新郎新婦に確認しておくこと】
・2次会会場の場所(どっちが決める?)
・景品の希望確認(内容・予算・数量)
・参加人数
・当日の演出の希望(BGMなど)
・会費(幹事が会費を決めるケースもあるとか)
【自分たちで決めること】
・2次会のイベント(ゲームの内容)
・大まかなスケジュール
・景品の中身
・当日や準備に使いそうな備品のリストアップ

2次会会場での打ち合わせ

2次会の会場は新郎新婦があらかじめ決めてくれるパターンと自分たちで決めるパターンがあります。

基本的には新郎新婦が決めてくれるかと思いますが、2次会会場を選ぶ時には注意点があります。

料理?価格?

ズバリ間取りです。

参加人数にもよりますが貸し切りの場合は変に凝った間取りの会場は逆効果です。シンプルに四角い会場がベターです。体育館のような

変に横長すぎたり入り組んでいると新郎新婦が見えなかったりゲームするときに動き回ったりで本当に不便ですからね。2次会のような場ではシンプルな空間で選ぶべきです。

2次会会場が決まったら打ち合わせです。

会場が決まっていた場合は料理の内容などは新郎新婦に決めさせれば良いかと思います。

ここで確認することは当日の流れです。2次会会場として提供実績があるところでしたら大体の流れは把握されています。よほどのこだわりがなければお店の方に委ねてしまってOKです。

ですのでゲストの入場開始の時間とドリンクのオーダー時間(ラストオーダー)、完全撤収までの時間を確認します。

入場のBGMなどが指定されている場合はお店の方に使用できるか確認が必要ですね。著作権の関係でCDなどを準備しなければなりませんので、プロジェクター・スピーカー・マイクなどの機器類の確認も忘れずに。

【2次会会場で確認すること】
・当日のタイムスケジュール
・使用可能な機器類と備品
・機器類の使い方(お店の迷惑にならない日に確認)
・お店のルール
景品の持ち込みが可能な日にち

打ち合わせのたびに出費となる飲食代が地味に痛いジャブとなるので無駄のない打ち合わせができるようにしましょうね(;・∀・)

買い出し

あらかじめリストアップしたものを一日で買ってしまいましょう。【かといって景品どこに保管する?問題】が浮上するので決めておくといいと思います。理想は会場から一番近い人ですかね。

お店によって異なるとは思いますが大体は2次会会場へは2~3日前に持ち込めると思います。お店での打ち合わせの時にしっかりと確認しておきましょう。

TDLやUSJチケットなどネット注文を利用する場合は、到着まで思わぬ日数がかかってしまうこともあります。持ち込みの日までに間に合うよう余裕を持って注文するようにしましょう。

当日

さていよいよ当日です。

お酒ガンガン飲んで楽しむぞぉ~\(^o^)/

というわけにはいきません。

まぁ緊張します。その場のノリで何とかなりますけど、スケジュールと言い回しだけは確認しておいた方がいいかと思いますね。

沢山参加してきた割には、流れが微妙にわからなかったり、どんな言い回しすればいいのかなぁとか考えたりしてしまうので、「真面目か!!」とか言われるかもですけど一回くらいはイメトレしといた方がよかったなぁ…とは今になって思います。

ちなみに、嫌味を言うわけではないですがゆっくりと食事やお酒を楽しむなんてことは全くできなかったですね。、幹事の会費はもらわない言うところまで実際にあるそうです。友人に幹事を依頼するするときは何かしらのフォローを新郎新婦側からしてあげると喜ばれるかと思います。僕らの場合は後日の打ち上げ代を出してもらいました。

まとめ

【友人に幹事を任せるとこんな感じ】
・二次会費用を抑えられる
・2次会のことを任せて披露宴などの準備に集中できる。
・プロに比べると司会進行が上手くない。
・任された幹事は大変。
【幹事のやること気をつけること】
【新郎新婦に確認しておくこと】
・2次会会場は全体が見通せる場所にする
・景品の希望確認(内容・予算・数量)
・参加人数
・当日の演出の希望(BGMなど)
・会費(幹事が会費を決めるケースもあるとか)
【自分たちで決めること】
・2次会のイベント(ゲームの内容)
・大まかなスケジュール
・景品の中身
・当日や準備に使いそうな備品のリストアップ
【2次会会場で確認すること】
・当日のタイムスケジュール
・使用可能な機器類と備品
・機器類の使い方(お店の迷惑にならない日に確認)
・お店のルール
景品の持ち込みが可能な日にち

正直なところ幹事は大変でしたけどやらなきゃ良かったとは思いません。またやりたいか?と言われれば微妙ですがwwでも普段一緒に過ごさない人たちと一つの目標に向かって頑張るって経験を仕事以外の場で経験できたのでは良かったのではないかな?と思います。

何よりも二人に喜んでもらえたっていうのはこちらとしては良い財産になりましたね。

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