【簡単なコツを紹介】悩まないエクセル表の作り方!統一ルール5選

    エクセルで表を作るときにどんなレイアウトで作ろうか毎回悩んだりしていませんか?

    あるいは、せっかく作った表を指摘されたことはありませんか?

    エクセルはとても便利で自由度も高いので、真っ白なワークシートを見ると

    さて…どうしよう…

    と手が止まってしまうことありますよね。

    やっと完成させたエクセルを配布してみたら、感謝どころか指摘が返ってくることになったら正直辛いです。

    でもそのエクセル表、実は使い勝手の悪いエクセルになってしまっている可能性があります。

    作業していると興が乗ってしまって自分本位な資料が完成してることって多々あるんです。

    えーさん

    よし!エクセルで気合の入った資料が出来上がったぜ!

    びーご

    ダメ!ソートが出来ないからやり直し!!

    こんな具合に自分は達成感があって完ぺきだと思う表でも周りから見れば「ダメな例」扱いにされてしまいます。

    えーさん

    じゃあ、正しい表の作り方を教えてよ!

    実はエクセル表の作り方には、法務省が発表した統一ルールというものがあります。

    ルール通りに作ればレイアウトに悩むことはもうありませんが、

    全部を気にかけていると作業が進まないと思います。

    なので今回は、最低限これだけ守ればOKと思う統一ルールを5項目を紹介します。

    この記事ではこんなことが分かります

    ・エクセル表作りに悩まなくなる統一ルール5選

    ・統一ルールに従うメリット

    目次

    エクセル表作りに悩まなくなる統一ルール5選

    統一ルールは全部で14項目ありますが、「最低限これだけやっておけば良い」と思うことを5項目紹介します。

    この5項目はよく見る傾向があり、後々修正するにも手間がかかる項目ですので作成の段階から気を付けたいですね。

    1セルには1データのみにする

    修正前
    修正後

    ・1セルに複数のデータが入力されていると表計算が出来ない。

    ・並べ替えやフィルターが使えない。

    ・複数データのうち1データのみの抜き出し(コピー)が不便

    数字データには文字列を含まない

    マイナスを表す「▲」や千単位の「,」を手入力すると文字列扱いになるので注意

    修正前
    修正後

    ・数字データのセルに円やグラムなどの単位が入力されていると表計算が出来ない。

    ・並べ替えを正確に行えない場合がある

    セル結合はしない

    修正前
    修正後

    ・データベース上では1行(レコード)と1列(フィールド)とそれぞれが独立している為、インポートが出来なくなる。

    ・範囲選択がしにくくなる。

    ・並べ替えやグラフの作成が出来なくなる。

    データベースのレコードとフィールドについてはこのようなイメージです。

    一行の中にある各列(A列・B列)がそれぞのフィールドのデータとなります。

    スペースや改行で体裁を整えない

    修正前
    修正後

    スペースや改行があると検索をする場合に不便

    1シートに複数の表を掲載しない

    修正前
    修正後

    表はシートごとで管理しましょう。

    ・複数の表があると並び替えや計算が正確に行えない場合がある

    統一ルールに従うメリット

    先ほど「守りたい最低限の統一ルール」を5項目紹介しましたが、ルールはまだまだあります。

    Excel ファイルによる統計表のレイアウト ……………………………………………………………… – 2 –

    第1項 データ・項⽬の取扱い ………………………………………………………………………………………. – 2 –

    □チェック項⽬1-2 1セル1データとなっているか …………………………………………………….. – 2 –

    □チェック項⽬1-3 数値データは数値属性とし、⽂字列を含まないこと ……………………….. – 4 –

    □チェック項⽬1-4 セルの結合をしていないか …………………………………………………………… – 7 –

    □チェック項⽬1-5 スペースや改⾏等で体裁を整えていないか …………………………………….. – 9 –

    □チェック項⽬1-6 項⽬名等を省略していないか ………………………………………………………. – 11 –

    □チェック項⽬1-7 数式を使⽤している場合は、数値データに修正しているか ……………. – 11 –

    □チェック項⽬1-8 オブジェクトを使⽤していないか ……………………………………………….. – 12 –

    □チェック項⽬1-9 データの単位を記載しているか …………………………………………………… – 12 –

    □チェック項⽬1-10 機種依存⽂字を使⽤していないか。 ……………………………………………. – 13 –

    □チェック項⽬1-11 e-Stat の時間軸コードの表記、⻄暦表記⼜は和暦に⻄暦の併記が

    されているか ……………………………………………………………………………… – 14 –

    □チェック項⽬1-12 地域コード⼜は地域名称が表記されているか ……………………………….. – 16 –

    □チェック項⽬1-13 数値データの同⼀列内に特殊記号(秘匿等)が含まれる場合 ………… – 17 –

    第2項 表の構成の取扱い …………………………………………………………………………………………… – 18 –

    □チェック項⽬2-1 データが分断されていないか ………………………………………………………. – 18 –

    □チェック項⽬2-2 1シートに複数の表が掲載されていないか …………………………………… – 21 –

    引用元 総務省|報道資料|統計表における機械判読可能なデータの表記方法の統一ルールの策定 (soumu.go.jp) 内、添付資料https://www.soumu.go.jp/main_content/000723626.pdf

    何も法務省が楽をしたいがために勝手に作ったルールではなく、エクセルから他のデータベースやwebに「インポート」する際にはどの項目も必須になります。

    きっとお役所の方々も自分本位のエクセル資料を作って法務省に提出していたのでしょう。

    それをまとめる法務省の労働時間が無駄に増えていったと考えられます。(※個人の想像です)

    このことから考えられるメリットの一つ目は

    仕事の効率化です。

    僕も仕事柄、年間で100ファイル以上のエクセルを受け取りますが、この統一ルールに沿った資料とそうでない資料では処理スピードに雲泥の差があります。

    1ファイル、1時間以上の差は発生します。

    統一ルールに沿った資料であれば、たとえ100個以上のデータが入っていても5分もあれば処理できると思います。

    沿っていなければ、入っているデータ分手間がかかります。

    1個ずつ手打ちでデータを入力し直すか、ルールに沿ったレイアウトに編集し直すか…

    大体は後者のやり方を選択しますが、データやファイルの数が多いと想像するだけで恐ろしくなります。

    そのための対応策は考えてありますのでよろしければ参考にしてください。初心者でも出来ます。

    メリットの2つ目は、ずばり

    統一ルール

    悲しいですが、人の作った資料に対して、何か言いたくなる人って一定数いるんですよね。

    もしレイアウトのことで何か言われたら堂々と教えてあげましょう。

    びーご

    総務省の統一ルールに沿って作っていますので!

    オーソドックスでシンプルなので何も言われないと思いますが、少なくとも

    自分の資料の作り方は間違っていない

    ということが分かっていればエクセルの表づくりにもう悩むことはなくなると思います。

    ・仕事の効率化を図れる

    ・自信をもって資料作成できる!

    まとめ

    エクセル表を作るときのルール

    ・1セルには1データのみにする

    ・数字データには文字列を含まない

    ・セル結合はしない

    ・スペースや改行で体裁を整えない

    ・1シートに複数の表を掲載しない

    まだ他にもルールはたくさんありますが、とりあえずはこれだけ知っておけば良いと思います。

    問題が生じたときに改めて別のルールを覚えれば大丈夫です。

    今後はエクセルの表作りに悩むことなくサクッと終わらせちゃいましょう!

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